Privacybeleid

Privacybeleid

In deze privacyverklaring willen we alle bij TC SOC MARIA TER HEIDE VZW aangesloten leden, deelnemers aan activiteiten,

klanten en personen die belangstelling tonen in onze clubwerking informeren over welke gegevens we verzamelen en hoe wij

omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om de privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. TC SOC MARIA TER

HEIDE VZW houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening

Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

Dit brengt met zich mee dat:

– wij in ieder geval uw persoonsgegevens alleen verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn

verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;

– de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden

waarvoor ze worden verwerkt;

– wij om uw uitdrukkelijke toestemming zullen vragen voor elke verwerking die niet gedekt is door een wettelijke

verplichting, contractuele grond of gerechtvaardigd belang i.f.v. het doel waarvoor deze zijn verstrekt;

– wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw

persoonsgegevens gewaarborgd is;

– wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden

waarvoor ze zijn verstrekt;

– wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als TC SOC MARIA TER HEIDE VZW zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het

doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit

via onderstaande contactgegevens:

TC SOC MARIA TER HEIDE VZW (t.a.v. de Secretaris)

Bredabaan 1157 – 2930 Brasschaat

secretaris@soctennis.be

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door TC SOC MARIA TER HEIDE VZW verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en

rechtsgronden:

– Het voeren van een ledenadministratie en dienstverlening aan de leden (contractuele grond);

– Het verzekeren voor Lichamelijke Ongevallen en Burgerlijke Aansprakelijkheid (wettelijke verplichting);

– Het informeren over onze clubwerking en uitnodigen voor clubactiviteiten (contractuele grond en gerechtvaardigd

belang);

– Het organiseren van de sportieve opleiding en voorbereiding (contractuele grond);

– Het kunnen deelnemen aan officiële competities, opleidingen en andere activiteiten van de koepelfederatie Tennis

Vlaanderen VZW (contractuele grond);

– Het registreren van uw competitieresultaten en berekenen van uw klassement en/of ranking (via Tennis Vlaanderen)

(gerechtvaardigd belang);

– Het detecteren en opvolgen van talenten (gerechtvaardigd belang);

– Het uitvoeren van marktonderzoek en statistieken i.f.v. ons toekomstig clubbeleid (gerechtvaardigd belang);

– Het bekomen van subsidiëring door de lokale en Vlaamse overheid (wettelijke verplichting).

Voor bovenstaande doelstellingen kunnen wij volgende persoonsgegevens van u verwerken:

– Identiteitsgegevens: naam, voornaam, adres, geslacht, geboortedatum en nationaliteit (wettelijke verplichting);

– Telefoonnummer, e-mail, rijksregisternummer, foto, video en URL (mits toestemming);

– Tennisgegevens: competitie- en/of testresultaten, klassement en rankings, tennishandicap R of VE, inschrijvingen,

clubaansluitingen en transfers (gerechtvaardigd belang);

Privacyverklaring Tennis Vl. 1 / 3ü Sportongevallen (wettelijke verplichting);

– Financiële gegevens, o.a. betalingen, rekeningnummers, … (gerechtvaardigd belang);

– Bij officiële trainers en officials: sportspecifieke diploma’s en prestaties en VOTAS-ID (wettelijke verplichting).

Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, tenzij met uitdrukkelijke toestemming.

Wij verwerken enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt via o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren

op onze website of de website van Tennis Vlaanderen, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …

Wij verwerken enkel persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien hiervoor toestemming is gegeven

door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Bij discussie zullen redelijke inspanningen worden geleverd om deze toestemming

te verifiëren.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of

profilering.

TC SOC MARIA TER HEIDE VZW houdt zich het recht voor om tijdens activiteiten die onder onze bevoegdheid vallen algemeen

beeldmateriaal te maken en dit te publiceren via onze kanalen. De betrokkenen hebben recht op schriftelijk bezwaar.

Verstrekking aan derden

Wij maken gebruik van een derde partij voor het verzorgen van:

– leden- en competitie-administratie (Tennis Vlaanderen);

– tennislessen & -stages (tennisschool en/of individuele trainers en Tennis Vlaanderen);

– terreinreservaties (uitbater cafetaria en Tennis Vlaanderen);

– sportongevallenverzekering (verzekeraar);

– internetomgeving (webhosting);

– nieuwsbrieven en uitnodigingen (mailplatform);

– bestellingen en betalingen (bestelplatform).

Verder geven wij de door u verstrekte gegevens niet door aan derden, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is (bijvb. Tennis

Vlaanderen, Sport Vlaanderen, de lokale overheid, politie, gerecht, …) of in functie van een samenwerking binnen de beschreven

doeleinden van de vereniging. Indien wij persoonsgegevens wensen te delen met derden buiten de beschreven doeleinden van de

vereniging zullen wij u hiervoor schriftelijk toestemming vragen. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die

gevestigd zijn buiten de EU.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of de

GDPR-compliancy van de betreffende instantie niet hebben gecheckt. In deze verwerkersovereenkomsten worden de nodige

afspraken gemaakt om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Teneinde het spelen van tennis onder elkaar te kunnen faciliteren, worden naam, telefoon en emailadres van alle clubleden ter

beschikking gesteld aan de andere clubleden via de website van de club op een besloten webpagina (via paswoord). Op eenvoudig

verzoek kunt u zich laten verwijderen uit deze lijst (zie contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring).

Teneinde de tennissport in het algemeen en de competities in het bijzonder te kunnen vormgeven, worden de sportieve gegevens

van uw lidmaatschap (o.a. competitieresultaten, klassement, …) inclusief naam en geboortedatum (om voldoende onderscheidend

te kunnen zijn), en de noodzakelijke contactgegevens, via een besloten database van Tennis Vlaanderen ter beschikking gesteld

aan een beperkte groep gemandateerden (via paswoord) en ten behoeve van de tennisgemeenschap (ouders, grootouders, vakpers,

…) op de website van Tennis Vlaanderen (dit laatste weliswaar zonder contactgegevens).

Van de officiële trainers, officials, interclubverantwoordelijken en -kapiteins en de bestuurders van de club worden eveneens de

specifieke functies en de contactgegevens in de besloten database en webomgeving van Tennis Vlaanderen ter beschikking gesteld.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen

onrechtmatige verwerking. Zo hebben we volgende beveiligingsmaatregelen genomen:

– Gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

– Encryptie van de persoonsgegevens, Firewall en Patchbeheer;

– Back-ups om de persoonsgegevens te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

Privacyverklaring Tennis Vl. 2 / 3

– Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens;

– Alle personen die namens TC SOC MARIA TER HEIDE VZW van uw gegevens kennis kunnen nemen, alsook Tennis

Vlaanderen en haar gemandateerden zijn gehouden de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene

Verordening Gegevensbescherming na te leven;

– We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

Bewaartermijn

TC SOC MARIA TER HEIDE VZW bewaart de persoonsgegevens niet langer dan 5 jaar inactiviteit bij de club.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, kopie en correctie van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. U kan dit regelen via

uw persoonlijke webpagina (spelersdashboard) op de website www.tennisvlaanderen.be (uw lidnummer en paswoord worden u via

een email van Tennis Vlaanderen toegezonden of kunnen opnieuw opgevraagd worden via info@tennisvlaanderen.be).

Daar waar de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, heeft u het recht om deze toestemming op

elk moment in te trekken zonder opgave van reden. Het intrekken van uw toestemming verandert niets aan de geldigheid van de

verwerkingen die gebeurd zijn vóór de intrekking. Let wel: uw email en telefoon zijn nodig voor het inschrijven voor competities.

U heeft het recht op beperking van uw persoonsgegevens. De rechtmatigheid van uw vraag zal door ons getoetst worden aan

onderhavige privacyverklaring en aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening

Gegevensbescherming.

U heeft het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een

andere partij.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover met ons contact op te nemen

(zie contactgegevens bovenaan deze privacyverklaring).

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel

Commission@privacycommission.be

Wijziging privacy statement

TC SOC MARIA TER HEIDE VZW kan zijn privacyverklaring wijzigen. Van elke wijziging zullen we een aankondiging doen op onze

website. De laatste wijziging gebeurde op 25 mei 2018.

Privacyverklaring Tennis Vl. 3 / 3